Aide à la restauration d'archives communales

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Participation aux frais de restauration des archives communales (plans, états de sections et matrices cadastrales, registres des délibérations, registres d’état civil de plus de dix ans, etc.).
La reliure à neuf (pour les registres de délibération ou d’état civil par exemple) n’est pas éligible à cette subvention.
Seuls sont concernés les documents publics. Les archives privées (associatives par exemple) et les publications (Journal officiel, livres...) ne sont pas concernées.

Critères de l'aide

Bénéficiaires

Toutes les communes du département peuvent prétendre à une aide.
Les subventions seront attribuées suivant les ordres de priorité fixés ci-après :

1) Les urgences sanitaires : d’après le rapport d’inspection dressé par le Directeur des Archives départementales.
Le conservateur des Archives peut se rendre sur place afin de conseiller ou d’aider à dresser un inventaire des documents contaminés.

2) Les communes n’ayant pas fait de demande entre 2003 et 2014.

3) Enfin, dans la limite des crédits alloués et par ordre d’arrivée, les communes qui ne répondent pas au dispositif décrit ci-dessus pourront toucher une subvention au taux habituel. Néanmoins, depuis 2015, un plafond de 3 000 euros sur 6 ans est appliqué.

Participation du département

Dépense subventionnable : coût H.T. de l’opération

Taux : pour les urgences sanitaires
- 60 % pour les communes de moins de 2 000 habitants
- 25 % pour les communes de plus de 2 000 habitants

Taux : pour les communes n’ayant pas fait de demande au cours de la décennie 2003-2014
- 60 % pour les communes de moins de 2 000 habitants
- 25 % pour les communes de plus de 2 000 habitants

Taux : pour tous les autres cas
- 50 % pour les communes de moins de 2 000 habitants ;
- 25 % pour les communes de plus de 2 000 habitants.

Procédure

1) Demande de trois devis à faire rédiger conformément au cahier des charges établi par les archives départementales (en cas d’incertitude sur le devis mieux-disant, le directeur des archives départementales pourra jouer un rôle de conseil) ;

2) Constitution du dossier de demande de subvention :
Le dossier doit comporter :
• La délibération du Conseil municipal :
- approuvant le devis de restauration mieux-disant et précisant clairement le nom du prestataire retenu ;
- décidant la réalisation des travaux de restauration ;
- sollicitant l’aide départementale sur le montant total H.T. des travaux ;

• Le devis du prestataire de service retenu, devis établi dans le respect du cahier des charges établi par les archives départementales.

• Des photographies des documents à restaurer, montrant la localisation et la nature des altérations.

Urgence sanitaire : le rapport d’inspection des archives faisant état d’une restauration urgente ou un dossier avec photographies montrant une moisissure sur les documents doivent être joints à la demande.

Dépôt des dossiers de demande de subvention :
Les demandes de subventions (premières demandes ou renouvellement) doivent être déposées directement auprès des archives départementales.

Principe d'attribution

• La demande de subvention est soumise à l’autorisation de la Commission permanente du Conseil départemental :
- Après instruction des dossiers de demande de subvention ;
- Dans la limite de l’Autorisation d’engagement votée par le Conseil départemental pour l’attribution d’une aide à la restauration de documents d’archives communales au titre de l’année considérée.

• Après décision de la Commission permanente du Conseil départemental :
- Autorisant le Président à signer un arrêté attributif de subvention à la commune ;
- Fixant le montant de la subvention attribuable ;

• L’opération subventionnée ne doit recevoir un début d’exécution que postérieurement à la date de la décision attributive de la subvention destinée à sa réalisation.

Conditions de versement

L’opération pour laquelle la subvention est attribuée doit être réalisée dans le respect des délais suivants :
- Délai de commencement des travaux : le bénéficiaire dispose de 24 mois, à compter de la date de la décision de la Commission Permanente (ou de la délibération du Conseil départemental) pour commencer les travaux. Ce délai sera matérialisé par la transmission d’une attestation sur l’honneur de la part du bénéficiaire.

- Délai de réalisation des travaux et de transmission des factures : les justificatifs attestant l’achèvement de l’opération subventionnée doivent être transmis dans les 3 ans suivant l’octroi de la subvention départementale par la Commission Permanente ou le Conseil Départemental.

L’absence de respect de
ces délais entraîne de plein droit la caducité de la subvention.

Cahier des charges

Le devis :

1. Tout travail de restauration ou de reliure devra donner lieu à la réalisation de trois devis présentés en heures pour chaque poste d’intervention (temps réel de l’opération) , accompagnés d’une fiche technique décrivant toutes les opérations effectuées et mentionnant les fournitures utilisées avec leur appellation commerciale. Cette consultation permettra à chaque commune de comparer les prestations, tant sur le prix que sur la valeur technique de la proposition. Le choix du prestataire relève exclusivement de chaque commune, le directeur des Archives départementales peut intervenir pour conseiller.
Une liste des prestataires de restauration est à disposition auprès des Archives départementales, cette liste n’est pas exhaustive et est remise régulièrement à jour.

2. Le devis sera accompagné d’une fiche technique pour chacun des documents concernés, établie par le prestataire et comprenant un descriptif et une analyse de l’état de conservation, ainsi qu’un projet de restauration indiquant toutes les interventions prévues et les techniques utilisées.
Cette fiche technique inclura ou comportera en annexe une grille de comptage indiquant, pour chaque document :
- le nombre de feuillets à dépoussiérer,
- le nombre de feuillets à remettre à plat,
- le nombre de feuillets à consolider,
- le nombre de feuillets à combler,
- le nombre total de feuillets.
Tout dossier adressé au Conseil départemental sans cette fiche détaillée ne sera pas éligible.
La personne publique se réserve la possibilité de refuser ou de demander la modification de tout devis qui ne serait pas conforme aux clauses techniques figurant à l’Annexe du présent Cahier des clauses particulières et au manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives des Archives de France.
Le refus d’un ou plusieurs devis par la personne publique ne pourra en aucun cas ouvrir un droit à une indemnisation quelconque au profit du titulaire du marché.

3. Pour les interventions lourdes, il est demandé à l’atelier de restauration d’accompagner le devis d’un dossier photographique et d’un rapport de restauration mentionnant l’état des pièces avant intervention et toutes les étapes de traitement. Pour les documents colorés, des clichés couleur sont recommandés.

4. Les délais d’exécution et de livraison devront apparaître dans le devis, le non respect de ces délais pouvant engendrer une pénalité forfaitaire de 125 euros TTC par jour de retard.
En cas de dépassement des délais de livraison, la direction des Archives départementales de la Corrèze se réserve le droit de reprendre le document chez le prestataire. Les frais de transport qui pourraient en résulter seraient à la charge du prestataire.

5. Le devis sera établi sur place, dans le service qui conserve le document : tout déplacement de l’objet à traiter hors du bâtiment de conservation est interdit avant l’acceptation du devis par le service commanditaire.

6. Aucune des opérations entrant dans le processus de restauration ne devra être sous-traitée.

Procédures générales à respecter par le prestataire

7. Un tampon mentionnant le nom du relieur ou du restaurateur, ainsi que l’année d’exécution sera apposé discrètement sur le contre-plat de la reliure ou sur la chemise protégeant la liasse.

8. Toutes les opérations seront lisibles, réversibles et respecteront l’intégrité du document. Tout élément du document sera ainsi soit restauré, soit conservé ; en aucun cas il ne devra être supprimé, sauf accord préalable du directeur des Archives départementales.
De même, tout élément d’information (annotation, numérotation) figurant sur le document sera conservé, sauf indication contraire. En aucun cas il ne sera procédé à des rajouts (tracé d’encre, couleur, ajout de lettres, etc.) sur le document traité, sauf indication contraire et exceptionnelle du directeur des Archives départementales.

9. Les matériaux utilisés devront être compatibles avec ceux d’origine. Tout nouveau matériau devra être soumis à l’approbation des Archives de France avant d’être utilisé en restauration et en reliure.

10. Les locaux de stockage des documents chez le prestataire devront faire l’objet, au minimum, d’une vérification annuelle de l’état sanitaire et, si besoin est, d’une désinfection (micro-nébulisation). Il est recommandé de respecter, autant que possible, une température comprise entre 16 et 20°C et une humidité relative de 50-55 %.

11. Le contractant est responsable de l’intégrité et de la bonne conservation des documents qui lui sont confiés par le service commanditaire ; il lui appartiendra donc de prendre les dispositions nécessaires contre tous risques de dégradation ou de vol, tant dans son atelier qu’au cours des transports (assurance et lieux clos en général, extincteur dans la voiture, précaution consistant à ne pas laisser, la nuit, les documents convoyés dans le véhicule pour les transports). L’expédition des documents par voie postale est interdite.

Contrôle des prestations par la direction des Archives départementales :

12. Le directeur des Archives départementales se réserve le droit de vérifier les conditions de sécurité et de conservation des documents, ainsi que celles d’exécution des procédés de reliure et de restauration dans les ateliers des prestataires.

13. Le directeur des Archives départementales se réserve la possibilité de s’assurer de la réversibilité des procédés et de contrôler la conformité des travaux par rapport aux prestations proposées dans le devis.
Si elles sont reconnues défectueuses, la restauration ou la reliure sera refaite aux frais du prestataire. Ce contrôle sera effectué par un représentant dûment accrédité par les Archives de France.

14. Le titulaire de travaux de restauration ou de reliure exécutés pour un service d’archives public ne pourra en aucun cas se prévaloir d'un agrément des Archives de France.
 

* Pour les tranche-files, le coût sera donnée au cm². Pour la reliure, préciser s'il s'agit d'une reliure soignée, demi-soignée ou semi-industrielle.