Chargé d'accueil polyvalent

Contexte / votre équipe

Au sein de la Direction des Affaires Générales et des Assemblées, rattachement auprès du service Intérieur (Cellule Accueil Courrier)

Vos missions

►Accueillir les usagers :
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers
- Informer renseigner et orienter physiquement les usagers ou les réorienter vers les services ou d'autres administrations publiques
- Accompagner les rendez-vous de la Présidence ou de la Direction générale
- Exercer une veille sécuritaire et gérer en cas de besoin le système de sécurité incendie
- Être attentif à la propreté des espaces d'accueil
- Être en capacité d'assurer la programmation et les fonctionnalités du standard téléphonique.
►Assurer la gestion des réservations des salles de réunion :
- Réaliser l'enregistrement des demandes des réservations des salles de réunions sur le logiciel appropriés
► Gestion administrative :
- Contribuer à l'élaboration du planning d'accueil
- Mettre à jour le répertoire des services
- Assurer le suivi de l'occupation des bureaux par bâtiment
- Déclencher des interventions relatives à des dysfonctionnements auprès du service bâtiment et suivre les demandes
►Participer aux missions de restauration/service :
- Mettre en place la salle de restauration
- Réaliser le service lors des repas et buffets organisés en interne et externe
►Assurer la mise en service des outils audiovisuels des salles de réunions
►Organiser avec les services le préarchivage des documents
►Assurer la gestion de la destruction des documents émanant des services, en lien avec un prestataire.

Profil recherché

Qualités relationnelles, bonne présentation
*Connaissances des techniques de service et du travail en salle
*Sens de l'écoute et de l'accueil
*Capacité à s'exprimer clairement
*Disponibilité et polyvalence
*Ponctualité et discrétion
*Maîtrise des principaux logiciels Word, Excel
*Capacité d'adaptation à des logiciels multiples nécessaires au fonctionnement des bâtiments
*Horaires atypiques occasionnels
*Petite manutention

Rémunération / Avantages

7